Modul Ujian Dinas : Pengetahuan Perkantoran

Dengan membaca artikel ini Anda akan paham mengenai pengetahuan perkantoran untuk menghadapi Ujian Dinas Pengetahuan Perkantoran.

Administrasi, Organisasi, dan Administrasi Kantor

A. Pengertian Administrasi

Administrasi dalam arti luas : Proses kerja sama antara dua orang atau lebih menurut cara-cara tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Kegiatan yang ada dalam administrasi, menurut The Liang Gie (1982), antara lain :

  • pengorganisasian;
  • manajemen;
  • kepegawaian;
  • keuangan;
  • perlengkapan;
  • tata usaha; serta
  • tata hubungan.

Pekerjaan kantor tidak sama dengan administrasi tetapi merupakan bagian dari administrasi atau disebut juga administrasi dalam arti sempit.


B. Pengertian Organisasi

Secara sederhana, organisasi adalah sekelompok orang-orang yang bersatu padu bekerja secara formal berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama.

Unsur organisasi :

  1. Kelompok orang;
  2. Kerja sama;
  3. Tujuan;
  4. Keterikatan formal;
  5. Susunan hierarki.

Dalam organisasi/instansi pemerintah, ada 2 jenis pekerjaan/tugas, yakni :

  1. Tugas Pokok (kegiatan substantif/operatif) : kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi.
  2. Tugas Penunjang : kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu, melayani, memudahkan dan mempelancar tugas pokok.

C. Pengertian Kantor

Glen W Howard & Edward Masonbrin : kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan dan proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

D. Pengertian Pekerjaan Kantor

Terdapat perbedaan pengertian kantor menurut :

  • William H. Leffingwel dan Edwin M. Robinson (1950)
  • Donald B Tweedy
  • George R Terry (1958)

Namun terdapat kesamaan dari perbedaan tersebut, yaitu segala kegiatan yang ada kaitannya dengan penanganan informasi / keterangan-keterangan baik informasi itu berupa lisan atau sudah berbentuk warkat-warkat atau arsip.

E. Macam-Macan Pekerjaan Kantor

Terdapat 2 macam :

  1. Pekerjaan yang bersifat tulis menulis; dan
  2. Pekerjaan yang tidak bersifat tulis menulis.

1. Pekerjaan yang Bersifat Tulis Menulis

  • Penanganan Surat (Pengonsepan, Pengetikan, Pengoreksian, Penandatanganan, Penyimpanan Surat (Arsip);
  • Perhitungan;
  • Pembuatan Laporan.

2. Pekerjaan yang Tidak Bersifat Tulis Menulis

  • Penggandaan;
  • Penataan Ruangan Kantor;
  • Penataan Lingkungan Kantor;
  • Pelayanan Telepon;
  • Penerimaan Tamu.

F. Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Asas pengorganisasian pekerjaan kantor ada 3 yaitu :

  • Sentralisasi,
  • Desentralisasi; dan
  • Asas gabungan (campuran).

1. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi : semua kegiatan perkantoran untuk organisasi yang bersangkutan dipusatkan pada satu unit tertentu.

Kelebihan :

  • Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan;
  • Pengawasan mudah dilakukan;
  • Penggunaan peralatan dan perabotan kantor dapat dihemat;
  • Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih merata;
  • Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih luwes.

Kelemahan :

  • Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan.
  • Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan yang memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan.
  • Unit pengelola pekerjaan kantor berubah menjadi unit yang minta dilayani.

2. Asas Desentralisasi

Penggunaan asas ini berarti masing-masing unit organisasi penyelenggaraan sendiri kegiatan perkantorannya.

Kelebihan :

  • Dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat.
  • Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan.
  • Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi pada asas sentralisasi dapat dihindarkan.

Kelemahan :

  • memerlukan biaya yang cukup besar karena diperlukan peralatan yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu.
  • memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor.
  • memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk keperluan mengoperasikan peralatan kantor dan jasa pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut.

3. Asas Gabungan (Campuran)

Dengan adanya kelemahan-kelemahan di atas, maka dalam beberapa instansi dilaksanakan asas gabungan (campuran) yang merupakan perpaduan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi.

G. Penerapan Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Menerapkan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor sangat tergantung pada :

  • tujuan,
  • luas pekerjaan,
  • taraf perkembangan,
  • tingkat kebutuhan suatu instansi, serta
  • pelaksanaan secara teknis dan ekonomis yang dapat dipertanggungjawabkan.

Asas sentralisasi :

  • Pekerjaan kantor yang sifatnya memerlukan pengawasan secara berkelanjutan dan mengandung banyak kerawanan.

Asas desentralisasi :

  • Pekerjaan kantor yang sifatnya umum.

Asas campuran :

  • Pada instansi yang sudah berkembang.

H. Peranan Manajer Administrasi Kantor

Ruang lingkup kegiatan perkantoran tergantung besar kecilnya suatu organisasi.

  • Organisasi kecil : masih terbatas dengan catat mencatat.
  • Organisasi besar : sangat kompleks antara lain jumlah pegawai, jumlah perlengkapan yang dipakai, sarana dan prasarana yang diperlukan, metode kerja, dan waktu kerja yang diperlukan.

Hal ini perlu dikelola dengan baik oleh administrator kantor (manajer) yang berperan menentukan efisien dan efiktifitas organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.

Perlengkapan, Tata Ruang, dan Tata Lingkungan Kantor

A. Perlengkapan Kantor

Perlengkapan tata usaha terdiri atas:

  • Perlengkapan Tata Usaha
    • Barang-barang yang tahan lama misalnya pembolong kertas, stappler, dan lainnya;
    • Barang-barang yang habis pakai misalnya misalnya kertas, tip ex dan lain sebagainya
  • Mesin Kantor.
  • Perabot Kantor.

B. Tata Ruang Kantor

1. Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan pengunaan secara terperinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak.

Tujuan penataan ruang kantor :

  • Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin;
  • Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien;
  • Penggunaan ruangan kantor efektif dan efisien;
  • Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara;
  • Menimbulkan kesan baik;
  • Mudah dilakukan perubahan letak jika diperlukan;
  • Mudah dilakukan pengawasan.

2. Asas dan Pedoman Menyusun Tata Ruang Kantor

Richard Muther merumuskan ada 5 asas pokok :

  1. Asas jarak pendek : Tata ruang yang baik harus dilakukan sedemikian rupa sehingga jarak tempuh dalam proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang paling pendek;
  2. Asas rangkaian kerja : Setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan merupakan rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan. Asas ini juga memberikan pedoman bahwa suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari mulai pekerjaan itu dikerjakan sampai pada penyelesaian pekerjaan tersebut;
  3. Asas penggunaan setiap bangunan : Suatu tata ruang yang baik senantiasa mempergunakan semua bidang ruangan yang ada. Jadi sejauh mungkin diusahakan agar jangan sampai ada bidang ruangan yang tidak dipakai;
  4. Asas perubahan fleksibilita : Suatu tata ruang yang memenuhi syarat harus memperhatikan adanya kemungkinan perubahan baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang. Dengan demikian susunan tempat kerja harus dibuat sedemikian rupa sehingga mudah dilakukan perubahan apabila di perlukan, dengan biaya yang tidak besar;
  5. Asas terintegrasi : Tata ruang kantor harus dapat memberikan suasana baik di dalam maupun di antara bagian menjadi saling berkaitan/terintegasi secara harmonis.

3. Macam-macam Tata Ruang Kantor

Dibedakan menjadi 2 macam :

  1. Tata ruang terpisah (bersel), dan
  2. Tata ruang terbuka.

a. Tata ruang terpisah

Biasa juga disebut tata ruang tertutup, yaitu apabila unit kerja yang satu tetapkan secara terpisah dari unit kerja lainya. Pemisahan ini dapat berupa kamar-kamar terdiri terdiri atau dibuat kamar-kamar dengan penyekat pembuatan misalnya kayu (teak wood, teak block, kaca, atau kombinasi di antara ketiganya).

Kebaikan :

  1. Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan lebih terjamin, misalnya pekerjaan penanganan uang tunai, dan pekerjaan-pekerjaan rahasia;
  2. Suasana kerja lebih tenang karena tidak terganggu oleh pegawai unit lain, demikian juga kebisingan dapat dikurangi karena terhalang oleh sekat-sekat;
  3. Apabila berjangkit penyakit yang menular atau timbul rasa ketidak senangan / ketidakpuasan para pegawai tidak begitu cepat meluas;
  4. Dapat menimbulkan rasa memiliki, karena pegawai yang ada dalam satu ruangan merasa bertanggung jawab atas peralatan kantor yang ada diruanganya;
  5. Bagi para pegawai senior / pimpinan tidak merasa kehilangan status, karena ia menempati tempat terpisah dari tempat bawahannya.

Kelemahan :

  1. Perlu biaya besar untuk keperluan membuat sekat-sekat, lampu-lampu, alat pengatur suhu, pelayanan dan pemeliharaan umum lainya;
  2. Ruangan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal;
  3. Pengawasan pegawai sulit dilaksanakan;
  4. Komunikasi antar pegawai, demikian komunikasi antara atasan dan bawahan tidak mudah dilaksanakan;
  5. Fleksibilitas tata ruang rendah (tidak mudah diadakan perubahan).

b. Tata ruang terbuka

Ruangan untuk bekerja tidak dipisah-pisahkan, semua aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan besar.

Kebaikan :

  1. Biaya lebih rendah karena tidak diperlukan biaya pembuatan penyekat, juga terhindar dari tambahan biaya perawatannya;
  2. Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal;
  3. Ada fleksibilitas bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah dengan mudah disesuaikan dengan berkembang organisasi ;
  4. Pengawasan terhadap pegawai mudah dilaksanakan;
  5. Komunikasi mudah dilaksanakan;
  6. Penggunaan mesin kantor dapat bergantian;
  7. Tata ruang mudah diubah;
  8. Kerja sama antara atasan dengan bawahan lebih erat.

Kelemahan :

  1. Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan kurang terjamin misalnya bagi pekerjaan yang berhubungan dengan uang dan pekerjaan yang bersifat rahasia;
  2. Kebisingan dan gangguan tempat kerja, karena suara dari bagian ruangan lainya, di samping itu lalu lintas pegawai dan orang luar dapat mengganggu pegawai yang sedang melakukan pekerjaan;
  3. Letak meja-meja kerja yang selalu tetap, menimbulkan rasa bosan, hal ini dapat menurunkan semangat kerja.
  4. Mengakibatkan rasa kurang bertanggung jawab atas peralatan kantor karena dipakai bersama-sama;
  5. Bagi staf senior dan pimpinan dapat mengakibatkan rasa statusnya kurang, karena ia sehari-hari bersatu dengan bawahannya.

Dalam praktek, dengan memperhatikan kelemahan-kelemahan yang ada, penataan ruang terbuka diadakan berkembang yaitu yang dinamakan landscaping (taman kantor).

Menurut penelitian, tata ruang terpisah hanya dapat memanfaatkan bidang ruangan 58-67% sedangkan taman kantor dapat memanfaatkan 72-83%.

4. Teknik Tata Ruang Kantor

Menurut John R. Immer, teknik tata ruang dapat dilaksanakan sebagai berikut :

  1. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke arah yang sama. Keadaan ini dapat dilihat seperti pada gambar ini:
  2. Pada tata ruang terbuka, susunanan meja-meja kerja dapat terdiri atas beberapa baris;
  3. Di antara beberapa baris disediakan lorong untuk lalu lintas pegawai yang lebarnya 80 cm. Bila ruangan itu cukup luas, disediakan lorong utama yang lebarnya 120 cm;
  4. Jarak antara meja di muka dengan meja dibelakangnya disediakan jarak 80 cm;
  5. Menempatkan meja pimpinan di depan para pegawai adalah cara yang selama ini dipakai di Indonesia, agar pimpinan dapat mengawasi staf dengan baik. Atau sebaliknya, dengan maksud agar pegawai tidak tertekan karena merasa diawasi;
  6. Pada tata ruang terbuka di mana ditempatkan beberapa unit kerja, kepada masing-masing unit harus berdekatan dengan kelompok pegawainya;
  7. Bagi pimpinan yang sifatnya kerjaannya, sering membahas pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya rahasia, sering menerima tamu, perlu dibuatkan ruangan tersendiri dilengkapi dengan meja pertemuan dan ruangan tamu. Ruangan ini disebut kantor pribadi. Ukuran kantor peribadi disesuikan dengan kebutuhan, tetapi paling kecil berukuran 2,5 m x 3,5 m, tidak termasuk ruangan tamu;
  8. Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka, menggambar, harus disediakan ruangan dengan penerangan yang cukup;
  9. Pegawai yang melakukan pekerjaan yang mempunyai resiko tinggi, misalnya kasir, harus ditempatkan di ruangan yang aman;
  10. Pegawai yang tugasnya mengadakan hubungan dengan pihak luar, harus ditempatkan di bidang ruangan dekat pintu;
  11. Pegawai yang tugasnya berhubungan dengan lemari, rak-rak atau filling tempat surat, harus ditempatkan berdekatan dengan peralatan tersebut, contoh petugas arsip/arsiparis ditempatkan tidak jauh dari tempat bekerja;
  12. Alat-alat yang menimbulkan suara sebaiknya ditempatkan di ruangan tersendiri. Bila hal ini tidak memungkinkan, alat-alat tersebut ditempatkan di dekat jendela agar sebagian suaranya terbuang keluar;
  13. Lemari yang berat atau lemari besi, sebaiknya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang agar dapat menyangga.

5. Macam-Macam Penyusunan Meja Kerja

Prinsip meja kerja harus disusun secara garis lurus (straight line lay out) dan menghadap ke arah yang sama. Akan tetapi didalam praktek, memperhatikan arus penyelesaian pekerjaan. Beberapa variasi penyusunan meja kerja sebagai berikut:

  1. Garis Lurus Bergandengan, yaitu dua meja digandengkan secara berdekatan. Digunakan apabila ingin menghemat ruangan.
  2. Susunan Bank, masih tetap mengunakan perinsip garis lurus, akan tetapi susunan mejanya dibuat berkelompok yang terdiri atas masing–masing empat meja dan pegawainya duduk secara berpasangan.
  3. Susunan Kelompok, hampir sama dengan susunan bank, tetapi tempat duduk pegawai sedikit berbeda. Pada susunan ini pegawai tidak saling berhadapan tetapi saling menyamping.

Susunan bank dan kelompok biasanya digunakan atas dasar pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut ;

  1. Pekerjaan yang ada harus dilakukan oleh kelompok pegawai secara bersama-sama agar pekerjaan itu selesai berbarengan;
  2. Ingin menghemat ruangan secara maksimal mungkin.
  3. Apabila dasar pertimbangan hanya menghemat ruangan padahal jenis pekerjaannya tidak memerlukan pekerjaan kelompok, sebaiknya bukan menggunakan sistem kelompok tapi menggunakan garis lurus bergandengan saja, agar gejala-gejala dan akibat tidak baik dapat dihindarkan. Keadaan ini dapat dilihat seperti pada gambar ini:

6. Macam-macam penyusunan meja rapat

Bila rapat dilaksanakan dengan peserta rapat yang jumlahnya lebih dari 10 orang, sebaiknya disediakan ruang rapat tersendiri dilengkapi dengan segala keperluan rapat, dan meja rapat disusun sesuai dengan kebutuhan.

Makin banyak peserta rapat, maka meja yang disediakan harus besar pula. Untuk mengatasi hal ini sekarang digunakan cara yang lebih praktis yaitu dibuat meja rapat yang kecil-kecil misalnya ukuran 90 x 180 cm. Bila peserta rapat banyak, meja tersebut digandengkan satu sama lain, hingga dapat praktis digunakan.

The Liang Gie (1982) mengemukakan bahwa bentuk susunan meja rapat ada beberapa macam yaitu :

  • bentuk biasa,
  • bentuk huruf U,
  • bentuk kelas,
  • bentuk aula,
  • bentuk huruf T,
  • bentuk huruf V, dan
  • bentuk perahu.

7. Pedoman penentuan kebutuhan luas tempat kerja

Besar kecilnya luas tempat kerja yang diperlukan bagi seorang pegawai, dipengaruhi beberapa hal yaitu:

  1. Besar kecilnya meja kerja yang digunakan;
  2. Jarak antara meja yang satu dan yang di belakangnya;
  3. Lebar lorong yang digunakan, baik lorong utama maupun lorong biasa.

Lorong antar meja harus dibuat paling dekat 80 cm dan paling lebar 120 cm.

Dengan menggunakan asumsi luas meja yang digunakan untuk pegawai berukuran 70 cm x 120, maka kebutuhan luas kerja bagi seorang pegawai adalah 3,6 m2, dengan perhitungan sebagai berikut :

  • luas meja : 70 x 120 cm = 0,84 m2
  • luas antara meja depan
    Dengan belakang : 80 x 120 cm = 0,96 m2
  • luas lorong kiri kanan meja : 150 x 120 =1,80 m2
    Jumlah =3,60 m2

Luas tersebut di atas merupakan luas minimal yang diperlukan bagi seorang pegawai, tidak termasuk lemari. rak. atau filling cabinet yang diperlukan untuk menyimpan dokumen yang menjadi sumber pekerjaan pegawai.

Pada tata ruang yang maju, volume udara bagi seorang pegawai perlu diperhitungkan. Volume udara yang memadai bagi masing-masing pegawai minimal adalah 40 kaki (sekitar 13,75 m3 ).

8. Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor

  1. Mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruangan itu.
  2. Membuat denah ruangan yang akan ditata dengan skala tertentu dengan mencantumkan letak pintu, jendela, tiang, tangga, penerangan dan AC.
  3. Menentukan letak meja-meja kerja dan peralatan lain secara baik.
  4. Menyusun tata ruang
  5. Menempatkan meja-meja kerja dan peralatan lainnya sesuai rancangan/pola yang sudah dibuat.

C. Tata Lingkungan Kantor

Dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :

  • Lingkungan langsung;
  • Lingkungan tidak langsung.

1. Lingkungan Langsung

a. Penerangan / Cahaya

  1. Intensitas penerangan : jumlah watt dari lampu yang digunakan. Besar kecilnya intensitas penerangan yang digunakan tergantung dari jenis pekerjaan (misalnya pekerjaan menyusun angka-angka) memerlukan intensitas penerangan yang besar).
  2. Mutu penerangan : kelembutan cahaya sumber penerangan. Mutu penerangan yang baik mempunyai beberapa ciri yaitu tidak menyilaukan mata, dipancarkan secara merata, kejernihan penerangan sama, dan tidak menimbulkan bayangan terlalu banyak.

Sistem penerangan dibedakan menjadi 4 macam :

  1. Penerangan langsung : sumber cahaya secara langsung ke tempat kerja;
  2. Penerangan setengah langsung : sebagian besar sumber cahaya memancar ke tempat kerja, sebagian kecil memancar ke langit-langit;
  3. Penerangan tidak langsung : sumber cahaya memancar ke langit-langit dan memantul ke meja kerja;
  4. Penerangan setengah tidak langsung : sebagian kecil sumber cahaya memancar ke tempat kerja, sedangkan sebagian besar memancar k langit-langit.

b. Udara

  • volume udara untuk setiap pegawai yaitu sekitar 13,75 meter kubik;
  • suhu udara yang paling baik 25,6 derajat Celsius;
  • nilai kelembaban udara 45%.

c. Suara

Untuk menciptakan ketenangan kerja harus diatur agar tidak ada suara-suara yang mengganggu kosenterasi pikiran.

Untuk mencegah dampak yang kurang baik bagi pegawai, perlu diperhatikan beberapa hal yaitu :

  • Musik atau siaran televisi hanya diadakan secara periodik (tidak terus menerus), seyogyanya pada jam istirahat;
  • Lagu atau siaran televisi harus dipilih yang dapat membangkitkan semangat kerja, bukan yang justru mengakibatkan kelelahan/ kelemahan kerja.

d. Dekorasi

Dekorasi ruang kantor tidak hanya menambah keindahan saja, namun harus dapat meningkatkan semangat kerja. Dekorasi kantor yang digunakan di Indonesia misalnya lambang Negara, gambar presiden dan wakil presiden, gambar kemajuan organisasi, piala/piagam penghargaan.

e. Lingkungan kerja lainnya

Keadaan lingkungan kantor lainnya perlu diadakan pengaturan sebaik-baiknya sehingga dapat menunjang kepada terciptanya suasana kerja yang memadai. Beberapa hal yang perlu dihindarkan antara lain yaitu:

  • Kabel listrik, kabel telpon yang melintang di tempat pegawai lalulintas;
  • Laci-laci filling cabinet yang terbuka, tumpukan map-map di meja pegawai. Agar di usahakan menggunakan prinsip clean table dengan cara menyimpan map-map berkas pada tempat khusus/penyimpanan;
  • Penempatan alat-alat yang dapat menimbulkan kebakaran di lingkungan kerja pegawai;
  • Lantai yang licin dan kamar kecil yang kotor;
  • Membuang sampah/puntung rokok bukan pada tempatnya.

2. Lingkungan Tidak Langsung

Lingkungan tidak langsung adalah lingkungan fisik kantor yang ada disekitar tempat kerja, tetapi dapat berpengaruh terhadap suasana dan ketenangan kerja pegawai dan pelayanan kepada masyarakat.

a. Tempat parkir

Dalam hal menyediakan tempat parkir harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

  • Harus disediakan area tempat parkir yang leluasa dan memadai, baik untuk keperluan kendaraan dinas dan kendaraan pegawai maupun kendaraan tamu;
  • Areal tempat parkir seyogyanya ditempatkan dibelakang atau di samping gedung kantor;
  • Harus ada pemisahan areal tempat parkir kendaraan roda dua dan kendaraan roda empat;
  • Harus ada pemisahan areal tempat parkir kendaraan besar dan kendaraan kecil;
  • Harus disediakan tempat parkir khusus untuk kendaraan pimpinan;
  • Arus kendaraan di tempat parkir harus dibuat satu arah;
  • Di pelataran tempat parkir harus dibuat tanda-tanda yang menunjukan dimana kendaraan itu harus diparkir;
  • Bila frekuensi keluar masuknya kendaraan tinggi, dan jumlah kendaraan banyak, sebaiknya disediakan petugas parkir.

b. Tanaman

Keadaan di sekitar gedung kantor akan mempunyai pengaruh terhadap keadaan didalam ruangan kantor. Misalnya di sekitar gedung kantor banyak tanaman, maka udara didalam ruangan kantor akan menjadi sejuk, oleh karena itu di usahakan agar di sekitar gedung kantor ditanami tanaman yang dapat menyejukan di samping dapat menciptakan keindahan.

Dalam hal mengadakan pengaturan pekarangan kantor, dan tanaman-tanaman yang ada di sekitar halaman, seyogyanya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

  • Tanaman yang dipilih harus tanaman yang dapat menimbulkan kesejukan, misalnya pohon-pohon yang dapat tumbuh rindang, dan rumput-rumput yang biasa digunakan di halaman kantor. Demikian juga di bagian tertentu pelataran tempat parkir harus ditanami tanaman yang dapat tumbuh rindang, agar pelataran tempat parkir teduh;
  • Pengaturan pekarangan tersebut harus diatur sedemikian rupa agar menciptakan kesan keindahan.

c. Keamanan

Keamanan lingkungan dan keamanan fisik gedung kantor, merupakan masalah yang tidak kalah pentingnya dibanding dengan masalah lainya.

Langkah yang perlu dilaksanakan :

  • Di sekeliling gedung kantor harus dibuat pagar yang bentuk dan ukurannya selain harus menjamin keamanan kantor juga harus menciptakan keindahan lingkungan;
  • Ke dalam lingkungan gedung kantor tidak boleh untuk lalu intas umum (masyarakat tidak boleh keluar masuk secara bebas );
  • Harus disediakan petugas khusus yang bertanggung jawab atas keamanan gedung kantor dan di lingkungan fisik kantor lainya;
  • Sarana perlengkapan gedung kantor (misalnya gardu listrik dan instalasi lainnya), harus ditempatkan secara terpisah dan disediakan petugas khusus sehingga keamanan terjamin;
  • Langkah-langkah lain yang dianggap perlu dengan memperhatikan keadaan lingkungan dimana gedung kantor itu berada.

Penanganan Surat

1. Pengertian Surat

Surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain.

  • Surat termasuk alat komunikasi tertulis.
  • Surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara internal maupun dengan pihak luar secara timbal balik.

Tata persuratan : lalu lintas persuratan yang menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan dan etika.

2. Fungsi Surat

  1. Wakil dari pengirim surat (wakil instansi);
  2. Bahan pembukti;
  3. Pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah;
  4. Alat pengukur kegiatan instansi;
  5. Sarana untuk memperpendek jarak.

3. Jenis-Jenis Surat

a. Menurut jangkauanya

  1. Surat intern, yaitu surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi, atau surat dikirim oleh unit/pejabat lainnya dalam instansi yang sama;
  2. Surat ekstern, yaitu surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain (baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya).

b. Menurut prosedur pengurusannya

  1. Surat masuk, yaitu surat yang diterima dari instansi lain;
  2. Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.

c. Menurut urgensi pengirimannya

  1. Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus diselesaikan/ dikirim/ disampaikan pada hari yang sama setelah ditandatangani dengan batas waktu 24 jam;
  2. Surat segera, yaitu surat yang harus diselesaikan / dikirim / disampaikan paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam;
  3. Surat biasa, yaitu surat yang harus diselesaikan / dikirimkan / disampaikan menurut asas FIFO yaitu pengirimannya menurut urutan-urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir dengan batas waktu 5 hari.

d. Menurut keamanan isinya

  1. Surat sangat rahasia (biasa diberi kode SR), yaitu surat yang tingkat keamanannya tertinggi sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak siaran itu akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara;
  2. Surat rahasia (biasa diberi kode R), yaitu tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak negara akan dirugikan.
  3. Surat terbatas/konfidensial (biasa diberi kode K), yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan;
  4. Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir a) sampai dengan c), namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

Di lingkungan Kementerian Keuangan, surat-surat/dokumen ditetapkan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor: 151/PMK.01/2010 tanggal 27 Agustus 2010 dibedakan menjadi tingkat kualifikasi, yaitu:

  • 1) Sangat Rahasia (SR);
  • 2) Rahasia (R)
  • 3) Biasa (B).

e. Menurut jumlah penerimaannya

  • Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau organisasi);
  • Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa orang/ pejabat/instansi;
  • Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sekelompok masyarakat.

f. Menurut tujuannya,

  • Peraturan : keputusan yang memuat kebijakan Kementerian dan merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi atau yang sederajat, yang bersifat mengikat secara umum, abstrak, dan pada umumnya berlaku terus menerus;
  • Keputusan : kebijakan Kementerian dan merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi atau yang sederajat, yang bersifat mengikat secara individual dan konkrit, serta berlaku untuk jangka waktu tertentu. Contohnya Surat Keputusan Pengangkatan dalam Jabatan Struktural;
  • Pedoman : disesuaikan dengan karakteristik tugas Kementerian. Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan merupakan lampiran dari peraturan induk.
  • Petunjuk Pelaksanaan : naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan termasuk urutan pelaksanaannya. Petunjuk pelaksanaan dibuat dalam rangka menjabarkan kebijakan yang lebih tinggi
  • Instruksi : naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk / arahan tentang pelaksanaan kebijakan suatu peraturan perundang-undangan
  • Prosedur Tetap : naskah dinas arahan berupa prosedur tetap / prosedur operasional standar yang bentuk, susunannya mengikuti peraturan perundang-undangan mengenai pedoman penyusunan standar prosedur operasi di lingkungan Kementerian Keuangan, yang secara fungsional dilakukan pembinaannya oleh Biro Organta, Kementerian Keuangan
  • Surat Edaran : naskah dinas yang memuat pemberitahuan tertentu yang dianggap penting dan mendesak serta ditujukan kepada lingkungan tertentu.
  • Surat Perintah : naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah, yang memuat apa yang harus dilakukan. Surat perintah digunakan dalam rangka penunjukan pejabat pengganti berupa Pelaksana Tugas (Plt) atau Pelaksana Harian (Plh) dalam jabatan struktural di lingkungan Kementerian Keuangan, hingga pejabat definitif ditetapkan atau kembali ketempat.
  • Surat Tugas : naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan. Surat tugas digunakan untuk melaksanakan kegiatan kedinasan dalam jangka waktu tertentyu, seperti perjalanan dinas dalam negeri atau luar negeri.
  • Surat Dinas : naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan.
  • Memorandum : naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan
  • Nota Dinas : naskah dinas intern di lingkungan unit kerja yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian pendapat kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin berupa catatan ringkas dan lengkap, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Nota dinas tidak boleh digunakan untuk membuat putusan mutasi pegawai.
  • Surat Undangan : naskah dinas yang memuat undangan kepada pejabat / pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu misalnya rapat, upacara dan pertemuan
  • Surat Perjanjian : naskah berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama
  • Surat Kuasa : naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan
  • Berita Acara : naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.
  • Surat Keterangan : naskah dinas yang berisi informasi dari pejabat mengenai sesuatu hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan
  • Surat Pengantar : naskah dinas yang digunakan untuk mengantarkan / menyampaikan barang atau naskah
  • Pengumuman : naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan baik kepada pejabat / pegawai di dalam lingkungan Kementerian Keuanganmaupun masyarakat umum.
  • Laporan : naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian
  • Telaahan Staf : bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan alternatif pemecahan / jalan keluar
  • Formulir : pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah isian untu mencatat berbagai data dan informasi yang bersifat rutin. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembar cetakan dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.
  • Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : surat perintah kepada Pejabat Negara , Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap untuk melaksanakan perjalanan dinas.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 151/PKK.01/2010, naskah dinas/surat dinas yang berupa informasi sebagai alat komunikasi di lingkungan Kementerian Keuangan terdiri atas :

  1. Naskah dinas arahan yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan. Naskah dinas arahan terdiri atas :
    • Naskah dinas pengaturan yang meliputi peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, instuksi, prosedur tetap / prosedur operasional strandar, dan surat edaran
    • Naskah dinas penetapan (keputusan)
    • Naskah dinas penugasan (surat perintah/surat tugas)
  2. Naskah Dinas Korespodensi, terdiri atas
    • Naskah Dinas Korespondesi intern terdiri atas nota dinas, memorandum
    • Naskah Dinas Korespondensi ekstern terdiri atas surat dinas, surat undangan
  3. Naskah Dinas Khusus : surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar, pengumumam
  4. Laporan
  5. Telaahan Staf
  6. Formulir
  7. Naskah Dinas lainnya antara lain SPPD, Naskah Serah Terima Jabatan, Naskah Dinas Elektronik.

f. Menurut wujudnya

  1. Kartu pos,
  2. Warkat pos,
  3. Surat bersampul,
  4. Surat elektronik

g. Menurut sifat/isinya

Tujuan dari pemberian kode (kodering) terhadap surat-surat di lingkungan Kementerian Keuangan adalah:

  • Agar mudah diingat;
  • Memudahkan penggolongan dengan komputer untuk memonitor surat-surat;
  • Menyederhanakan;

B. Pengolahan Surat Masuk dan Keluar

1. Pengolahan Surat Masuk

Langkah-langkah :

  1. Penyortiran Surat (menurut organisasi, macamnya, klasifikasinya, kualifikasinya, urgensinya)
  2. Pembukaan Sampul
  3. Mengeluarkan surat dari sampul
  4. Pembacaan surat
  5. Pencatatan surat (tanggal, nomor, hal, sifat, jumlah lampiran)
  6. Pembagian surat
  7. Pengolahan Surat oleh Sekretaris Pimpinan / Kepala kantor

2. Pengolahan Surat Keluar

Langkah-langkah :

  1. Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis
  2. Pengiriman Surat
  3. Penyusunan Surat (Korespondensi) (Pendiktean, Pengetikan, Penelitian, Penandatanganan)

C. Azaz Tata Persuratan

  1. Asas Efektif dan Efisien
  2. Asas Pembakuan
  3. Asas Pertanggungjawaban
  4. Asas Keterkaitan
  5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
  6. Asas Keamanan

D. Wewenang Penandatanganan Surat

1. Atas nama (a.n.)

Dipakai apabila pejabat yang berwenang menandatangani surat / dokumen melimpahkan kepada pejabat di bawahnya.

Persyaratan yang harus dipenuhi :

  • Pelimpahan wewenang dalam bentuk tertulis;
  • Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;
  • Tanggung jawab sebagai akibat penadatanganan surat tetap ada ditangan pimpinan yang melimpahkan wewenang.

Contoh :

a.n. Sekretaris Jenderal,
Kepala Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan,

(tanda tangan)

Nama
NIP

2. Untuk beliau (u.b.)

Digunakan jika pejabat yang diberi wewenang melimpahkan kembali wewenang tersebut kepada pejabat di bawahnya. Untuk beliau (u.b) digunakan setelah ada atas nama (a.n.).

Pelimpahan wewenang sampai dengan (u.b) harus memenuhi ketentuan :

  1. Pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktur di bawah pejabat pemberi wewenang yang pertama;
  2. Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya;
  3. Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat pengganti;
  4. Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.
PMK NOMOR 136/PMK.01/2018

E. Penunjukkan Pejabat Pengganti

1. Pelaksana Tugas (Plt)

  • Pelaksana Tugas (Plt) : apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan kepegawaian lebih lanjut.
  • Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan.

2. Pelaksana Harian (Plh)

  • Pelaksana Harian (Plh) : apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan sehari-hari perlu ada jabatan sementara yang menggantikannya.
  • Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali ketempat.
  • Pelaksana Harian (Plh) tidak memiliki kewenangan untuk mengambil atau menetapkan keputusan yang mengikat seperti pembuatan DP-3, penetapan surat keputusan, penjatuhan hukuman disiplin dan sebagainya.
  • Pejabat yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian tidak membawa dampak terhadap kepegawaian dan tidak diberikan tunjangan

F. Cap Dinas

Cap Dinas adalah tanda pengenal yang sah dan berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan dan dibubuhkan pada ruang tanda tangan.

1. Cap Dinas terdiri atas :

  • Cap jabatan : cap yang bunyi tulisannya menyebut nama jabatan, digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat definitif yang bersangkutan.
  • Cap instansi : cap yang bunyi tulisannya menyebut nama unit organisasi, digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang mempunyai wewenang menggunakannya.

2. Wewenang Penggunaan Cap Dinas

  • Cap Jabatan Menteri Keuangan digunakan untuk menyertai tanda tangan Menteri Keuangan.
  • Cap Instansi Kementerian Keuangan digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat pengganti Menteri Keuangan serta Wakil Menteri Keuangan, dan pejabat Eselon I ke bawah yang diberi wewenang menandatangani naskah dinas atas nama (a.n) atau untuk beliau (u.b) Menteri Keuangan sesuai ketentuan;
  • Cap jabatan digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat definitif yang bersangkutan atau pejabat yang bertindak Pemangku Jabatan (Pj.) dalam hal pengangkatan jabatan struktural yang belum memenuhi persyaratan dalam pangkat permulaan jabatan yang bersangkutan.
  • Cap Instansi digunakan untuk menyertai tanda tangan :
    1. Pejabat yang bertindak sebagai Pejabat Pengganti.
    2. Pejabat yang diberi pelimpahan wewenang untuk menandatangi naskah dinas atas nama (a.n) atau untuk beliau (u.b) sesuai dengan ketentuan yang berlaku
    3. Pejabat struktural bawahannya yang tidak memiliki cap dinas dalam rangka pelaksana tugas intern unit organisasinya.
    4. Pejabat atau unit organisasi yang tidak memiliki cap dinas, karena sifat tugasnya otonom dan harus mengadakan hubungan surat keluar, dapat menggunakan dapat menggunakan cap instansi atasannya sesuai dengan ketentuan

3. Pengawasan dan Pengendalian

  • Cap Dinas yang digunakan pada unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan, diusulkan oleh pimpinan unit organisasi Eselon I masing-masing kepada Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan untuk ditetapkan dalam Keputusan Menteri Keuangan;
  • Cap Dinas yang digunakan dapat digandakan untuk mempercepat pelayanan dan menunjang kelancaran pelaksanaan tugas. Penggandaan cap dinas diusulkan oleh pimpinan unit organisasi eselon I masing-masing kepada Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan untuk ditetapkan dengan Keputusan Menteri Keuangan;
  • Setiap pimpinan unit organisasi bertanggungjawab atas penggunaan cap dinas di lingkungan unit kerjanya masing-masing.

4. Ukuran dan bentuk Cap Dinas

Ukuran dan bentuk Cap Dinas di lingkungan Kementerian Keuangan berlaku :

  • Cap Dinas bulat,
  • dengan ukuran garis tengah lingkaran luar 38 mm, dan
  • garis tengah lingkaran dalam 26 mm.

5. Cap dinas pada naskah dinas hasil penggandaan.

Cap Dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan foto copy).

G. Beberapa hal yang perlu diketahui dalam penyusunan surat

Hal-hal lain yang perlu diketahui dalam penyusunan surat, antara lain:

1. Bentuk Surat

Berdasarkan surat keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 71/1993 tanggal 2 september 1993 telah ditetapkan bahwa bentuk setengah lurus (bentuk semi block) merupakan bentuk resmi semua surat-surat keluar instansi pemerintah. Untuk surat-surat intern dapat di gunakan nota dinas atau memo.

2. Bagian-bagian surat dan fungsinya

a. Kepala surat

Bagian ini biasa disebut heading atau letter head atau kop surat, dan mempunyai fungsi:

  • 1) Sebagai alat pengenal atau identitas instansi;
  • 2) Sebagai alat pemberian informasi.

b. Tanggal surat

Bagian ini menujukan kapan surat ini dibuat/ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, dan mempunyi fungsi :

  • 1) Sebagai referensi;
  • 2) Sebagai alat pemberi informasi.

c. Nomor surat

Nomor surat menujukan urutan dari surat, dan mempunyai fungsi :

  • 1) Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing;
  • 2) Sebagai pengukur kegiatan suatu instansi yang bertalian dengan kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu;
  • 3) Menunjukan unit asal surat;
  • 4) Sebagai referensi.

d. Lampiran surat

Lampiran surat menunjukan tentang surat lain atau dokumen lain yang harus disertakan kepada surat asli, dan berapa banyak yang dilampirkan dengan menggunakan huruf.

Misalnya :

Lampiran : Satu lembar.

e. Hal

Hal pada surat menunjukan mengenai intisari surat secara keseluruhan, dan di samping itu mempunyai fungsi lain ialah :

  • 1) Sebagai referensi;
  • 2) Sebagai petunjuk bagi petugas filing.

f. Alamat dalam

Yang dimaksud dengan alamat dalam yaitu bagian surat yang menujukan kepada siapa surat itu ditunjukan.

Bagian ini juga mempunyi fungsi :

  • 1) Sebagai petunjuk bagi petugas filing;
  • 2) Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.

g. Salam pembuka

Bagian ini menunjukan bahwa pembicaraan akan dimulai. Bagian ini tidak digunakan dalam surat dinas.

h. Isi surat

Pada bagian ini di uraikan hal-hal yang ingin disampaikan penulis surat kepada pihak yang dituju.

i. Salam penutup

Bagian ini menujukan bahwa pembicaraan telah selesai. Seperti halnya salam pembukaan, salam penutup tidak digunakan dalam surat dinas.

j. Penutup surat

Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama pejabat, nomor induk pejabat, dan sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada bagian ini juga diterapkan cap jabatan.

k. Tembusan

Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui pemasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain memberikan tanggapan seperlunya.

3. Bahasa surat

Pembuatan surat harus menggunakan bahasa praktis agar yang terkandung dalam pikiran pembuat surat dapat dimengerti penerima surat, yaitu :

  • Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu;
  • Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum dan bukan kata-kata daerah/asing.
  • Tidak perlu menggunakan gaya bahasa yang berlebihan

Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku yang sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia, tidak menggunakan bahasa daerah maupun bahasa sehari-hari yang tidak baku.

Penggunaan gaya bahasa dalam penulisan suatu surat dipengaruhi beberapa faktor yaitu:

  • Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat;
  • Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam surat, misalnya surat intruksi, surat pemberitahuan, surat permohonan dan lain-lain.

4. Syarat-syarat isi surat yang baik

  • Jelas : tidak ada kata kiasan atau tersebulung,
  • Tepat : mengemukakan fakta-fakta yang benar dan jelas, tidak berbelit-belit.
  • Sopan : memberi kesan penulis adalah orang yang berbeda dan menghormati penerima surat.
  • Singkat dan padat : tidak menggunakan uangkapan-ungkapan yang tidak perlu.
  • Lancar : diungkapkan secara wajar seolah-olah sedang berbicara langsung dengan penerima surat.
  • Penuh pertimbangan : pengaturan permasalahan perlu dipertimbangkan dengan matang sehingga menimbulkan kepercayaan, kewibawaan dan kebaikan.
  • Baku : harus mengikuti akutan yang baku baik dari segi formal maupun penggunaan bahasa agar mudah dipahami.

Pengelolaan Arsip

A. Pengertian Arsip

The Liang Gie (1979,19) memberikan pengertian bahwa warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekan ingatan.

Arsip Kementerian Keuangan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Keuangan (PMK Nomor 276/ PMK.01/2014).

Jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya sebagai berikut berikut:

  1. Arsip dinamis : arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
  2. Arsip aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
  3. Arsip inaktif : arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
  4. Arsip vital : arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
  5. Arsip statis : arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
  6. Arsip terjaga : arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
  7. Arsip umum : arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Fungsi Arsip :

  • sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu,
  • data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai wewenang mengambil keputusan mengenai hasil hasil di masa lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang, dan
  • keterangan-keterangan vital, misalnya sesuai dengan ketentuan-ketentuan hukum.

Di Amerika Serikat. kegunaan arsip disingkat ALFRED yaitu :

  • kegunaan administrasi (administrative value),
  • kegunaan hukum (legal value),
  • kegunaan di bidang keuangan (fiscal value),
  • kegunaan penelitian (research value),
  • kegunaan pendidikan (educational value), dan
  • kegunaan dokumentasi (documentary value).

B. Manajemen Kearsipan

1. Pengertian Manajemen Kearsipan

Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan (record management).

Kegiatan manajemen kearsipan secara lengkap dapat meliputi :

  • pencatatan,
  • pengendalian,
  • pendistribusian,
  • penyimpanan,
  • pemeliharaan,
  • pengawasan,
  • pemindahan dan
  • pemusnahan arsip.

Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Menurut Basuki (2003), untuk keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan:

  • Sistem hastawi (manual)
    • Pemakaian buku agenda, kartu kendali, kartu keluar.
  • Sistem barcoding
  • Sistem pengindeksan
    • Sistem Abjad
    • Sistem Geografis
    • Sistem Kronologis
    • Sistem Nomor
    • Sistem Subjek

2. Arsip Manual

a. Tahap kehidupan arsip manual

  1. Penciptaan arsip
  2. Pengurusan dan pengendalian
  3. Referensi
  4. Penyusutan
  5. Pemusnahan
  6. Penyimpanan
  7. Penyerahan ke Arsip Nasional atau Arsip Nasional Daerah.

b. Sistem Penyimpanan Arsip Manual

Terdapat 3 sistem :

  1. Sentralisasi : pengelolaan arsip dilaksanakan secara terpusat, umumnya untuk arsip statis, dipimpin oleh kepala dan didukung sejumlah tenaga yang diperlukan.
  2. Desentrasilasi : pengelolaan arsip dilaksanakan oleh masing-masing unit organisasi, umumnya untuk arsip aktif/dinamis, dilakukan oleh unit-unit teknis.
  3. Kombinasi : pengelolaan arsip menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus, pengelolaan dilakukan secara desentralisasi sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi.

C. Pengelolaan Arsip Dinamis

Penyelanggaraan arsip dinamis harus memenuhi syarat :

  1. Andal
  2. Sistematis
  3. Utuh
  4. Menyeluruh

Pengelolaan arsip dinamis meliputi :

  • Penciptaan arsip
  • Penggunaan dan pemeliharaan arsip
  • Penyusutan arsip

Persiapan sebelum menyimpan arsip :

  1. Pemeriksaan arsip
  2. Mengindeks
  3. Memberi Tanda/Pengkodean
  4. Menyortir Arsip yang sudah diindeks
  5. Menyimpan arsip
  6. Penemuan arsip kembali
  7. Penyusutan arsip
  8. Pemusnahan arsip

D. Syarat-syarat seorang pelaksana arsip

Syarat-syarat yang paling utama bagi seorang Pelaksana arsip :

  1. mempunyai minat kerja di bidang kearsipan,
  2. mempunyai pengetahuan tentang organsiasinya,
  3. mempunyai ketelitian, kerapihan, ketekunan, kecermatan,
  4. dapat menyimpan rahasia organisasi dan
  5. mempunyai pengetahuan tentang kearsipan.

Penulisan Laporan

A. Pengertian, Fungsi dan Macam Laporan

1. Pengertian Laporan

Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain disebut sebagai komunikasi administrasi.

Laporan merupakan salah satu unsur penting dari komunikasi administrasi.

Dalam penyusunan laporan dapat menggunakan rumus 4 W dan 1 H adalah laporan adalah penyampaian informasi dengan maksud memberikan gambaran tentang :

  • apa (what) yang telah terjadi dalam suatu unit,
  • dimana (where),
  • kapan (when) hal itu terjadi,
  • siapa (who) yang bertanggung jawab serta
  • bagaimana (how) mengatasi akibat kejadian yang ditimbulkan

2. Fungsi Laporan

  • sebagai salah satu alat pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya;
  • sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi. Bagi pejabat yang menerima, laporan itu merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya;
  • sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, komunikasi dan koordinasi yang setepat-tepatnya;
  • sebagai salah satu alat untuk mengadakan pengendalian, penilaian, dan pengambilan keputusan;
  • sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar menukar pengalaman.

3. Macam Laporan

Secara garis besar terdapat dua macam laporan, yaitu:

  1. Laporan yang berbentuk tesis, monografi, artikel, dan paper ilmiah yang ditujukan kepada sponsor, masyarakat akademik dan mayarakat luas;
  2. Laporan administrasi (tata laksana) atau laporan manajerial, yang akan dibicarakan dalam modul ini, merupakan hasil penelitian atau kajian penyelenggara administrasi dan manajemen dari suatu organisasi, ditujukan kepada administrasi/manajer.

Laporan administrasi atau laporan manajerial dapat digolongkan :

  1. Menurut Tujuan
    • Laporan perencanaan merupakan dokumen yang mengikuti proses perencanaan tersebut dan menetapkan tujuan pokok atau hasil kerja suatu organisasi. Misalnya: laporan penyusunan anggaran keuangan atau laporan target penjualan hasil produksi;
    • Laporan pengendalian merupakan suatu dokumen yang melibatkan proses kontrol dan menggambarkan pelaksanaan kinerja yang telah berlangsung. Misalnya: laporan pelaksanaan kinerja kepegawaian atau efisiensi tenaga kerja
  2. Menurut Waktu
    • Laporan berkala merupakan suatu jenis laporan yang dibuat secara terus menerus sesuai dengan jangka waktu tertentu. Misalnya: laporan bulanan, triwulanan, semesteran dan laporan tahunan;
    • Laporan khusus adalah suatu jenis laporan mengenai sesuatu hal yang tidak berulang atau tidak dapat diduga dan ditugaskan oleh pimpinan organisasi untuk melakukan suatu tindakan diwaktu mendatang. Misalnya: Laporan Penelitian;
  3. Menurut Gaya Penulisan
    • Laporan Formal adalah sebuah dokumen resmi yang secara tegas ditetapkan dalam prosedur organisasi pada berbagai jenjang untuk membereskan administrasi atau pertumbuhan sesuatu satuan organisasi. Misalnya: Laporan penelitian mutu SMA di Jakarta dari Kepala Pusat Penelitian Dikbud kepada Kepala Badan Penelitian di Departemen Pendidikan dan Kebudayaan;
    • Laporan Informal adalah laporan yang tidak melibatkan dokumen resmi dalam organisasi dan biasanya terkandung suatu nota pribadi atau memo pejabat tanpa bentuk tertentu. Misalnya: Nota pribadi atau memo.

Terdapat lima bentuk penyajian laporan tertulis :

  1. Memo atau Nota (bentuk laporannya sangat pendek dan hanya memuat pokok masalah, digunakan hanya untuk intern);
  2. Surat (ditujukan kepada beberapa pejabat saja dan dapat merupakan laporan ekstern);
  3. Memograf (lebih luas dari surat, sistimatik dan dikirim dengan surat pengantar);
  4. Buku (berbentuk buku/makalah yang dicetak dan diberi cover, untuk pejabat/pihak-pihak yang relevan, dan dikirim dengan surat pengantar;
  5. Matriks (laporan dengan mengisi matrik/format yang tersedia (distandarisasikan).

B. Syarat-Syarat Laporan Yang Baik

Agar penggunaan laporan dapat bermanfaat, maka setiap laporan harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

  1. laporan harus benar dan objektif;
  2. laporan harus jelas dan cermat;
  3. laporan harus langsung mengenai sasaran;
  4. laporan harus lengkap;
  5. laporan harus tegas dan konsisten;
  6. laporan harus tepat pada waktunya;
  7. laporan harus tepat penerimanya.

Penyusun lporan perlu memiliki persyaratan-persyaratan sebagai berikut:

  1. harus menguasai masalah yang dilaporkan;
  2. harus mempunyai minat/kesanggupan, objektif, teliti, disamping ia harus pula analisitis, kooperatif dan ”open-minded”;
  3. harus menggunakan bahasa tertulis yang baik;
  4. dapat menggunakan kata dan istilah yang sederhana, jelas dan mudah dimengerti.

C. Langkah-Langkah Pokok dalam Penulisan Laporan

Langkah-langkah atau prosedur yang harus ditempuh dalam pembuatan laporan adalah

  1. menerima perihal (subjek);
  2. mengumpulkan data;
  3. mengklasifikasi data;
  4. evaluasi dan pengolahan data;
  5. membuat kerangka laporan.

D. Garis Besar Isi Laporan

a. Deskripsi keadaan secara aktual, termasuk di sini antara lain penyajian mengenai :

  • Tujuan laporan (pendahuluan);
  • Latar belakang informasi yang menyangkut objek yang dilaporkan;
  • Landasan-landasan yuridis yang bertalian dengan objek tersebut;
  • Data statistik.

b. Analisa terhadap objek yang dilaporkan, meliputi antara lain penyajian tentang:

  • a. Pendekatan yang diperlukan;
  • b. Asas-asas yang diperlukan;
  • c. Teknik-teknis dan model matematika yang digunakan;
  • d. Inventarisasi, klasifikasi, tabulasi dan evaluasi data;
  • e. Penemuan sebab-sebab;
  • f. Pengarahan macam-macam jalan keluar.

c. Saran-saran mencakup:

  • Penentuan masalah;
  • Pengarahan implemen;
  • Kesimpulan;
  • Penutup.

d. Ringkasan (summary)

Untuk laporan penelitian, summary biasanya ditempatkan di depan, setelah pendahuluan, agar pihak-pihak yang berkepentingan dapat cepat memperoleh gambaran menyeluruh tentang hal-hal yang tercakup dalam laporan.

e. Lampiran dan daftar kepustakaan.

E. Sistematika laporan

Sistematika laporan yang biasa digunakan dalam penulisan laporan di Indonesia ada dua macam, yaitu:

  • sistem desimal (digit system) dan
  • sistem gabungan angka dan huruf (mixed system).

Contoh sistem desimal

Contoh sistem Gabungan angka dan huruf

F. Aturan Pengetikan Laporan

Umum

  • Laporan diketik 2 spasi pada kertas kuarto;
  • Batas pengetikan : (margin kiri 4 cm, margin kanan 3 cm, margin atas 2,5 cm, margin bawah 3 cm). Untuk halaman pertama dari tiap-tiap bab, margin atas 5 cm;

Bab, Sub bab dan perinciannya

  • Bab diketik dengan huruf besar, tanpa garis bawah;
  • Sub bab diketik dipinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua, juga tanpa garis bawah;
  • Perincian sub bab dan seterusnya huruf besar dan seterusnya huruf kecil dan judul tersebut digaris bawahnya;

Jarak pengetikan bab, sub bab dan perinciannya

  • Bab dengan sub bab 4 spasi;
  • Sub bab dengan kalimat di bawahnya 2,5 spasi;
  • Kalimat dengan perincian sub bab dan seterusnya 2,5 spasi;

Pengetikan kalimat

  • Alinea baru diketik dipinggir (tidak menjorok) sebaris di atasnya dengan jarak 2,5 spasi dengan baris di atasnya;
  • Petikan lebih dari 3 baris diketik 1 spasi dan diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama) kemudian 4 ketukan untuk baris berikutnya dari baris di atasnya dan tanpa diberi petik;
  • Semua petikan harus diberi nomor dibelakangnya dan nomor tersebut harus diletakkan ½ spasi di atas huruf;
  • Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor ketikan di atasnya;
  • Jarak margin bawah 3 cm, diukur dari baris terakhir dari kata-kata dalam teks, atau kalau ada cacatan kaki, baris terakhir dari catatan kaki;

Pemberian Nomor Halaman

  • Bagian pendahuluan yang meliputi halaman judul, kata pengantar dan daftar isi, memakai angka romawi kecil dan diketik dibagian tengah bawah tepat pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. Contoh huruf Romawi kecil: i,ii,iii dan seterusnya;
  • Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup, dengan angka latin dan diketik pada pinggir margin kanan atas: 2,3,4,5 dan sebagainya;
  • Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab ditulis di bagian tengah bawah, tepat pada pias bawah atau sedikit di bawahnya;
  • Nomor halaman lampiran, ditulis seperti pada butir (c) di atas.

Demikian Modul Ujian Dinas : Pengetahuan Perkantoran.

Semoga bermanfaat..!



ARTIKEL TERKAIT
About PortalKPPN 138 Articles
Unofficial Mekanisme Perbendaharan dan Pencairan Dana APBN. Baca : Disclaimer!

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.