Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Pada SPAN (PER-58/PB/2013)

Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Pada SPAN (PER-58/PB/2013)

Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Pada SPAN (PER-58/PB/2013) | portalkppn.com – Petunjuk teknis tentang Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Dalam Sistem SPAN adalah PER-58/PB/2013.

Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Pada SPAN (PER-58/PB/2013)

Data Supplier

Yang dimaksud dengan Supplier adalah pihak yang berhak menerima pembayaran atas beban APBN. Sedangkan Data Supplier adalah informasi terkait dengan pihak yang berhak menerima pembayaran atas beban APBN yang memuat paling kurang informasi pokok, informasi lokasi, dan informasi rekening.

#1. Klasifikasi Supplier

Klasifikasi supplier pada SPAN terdiri dari Tipe, Struktur, Dan Element Data.

A. Tipe Supplier

Tipe supplier pada SPAN terdiri dari Satker, Penyedia Barang dan Jasa, Pegawai, Penerima BABUN, Penerima Transfer Daerah, Penerima Penerusan Pinjaman dan Lain-Lain.
Untuk lebih jelasnya bisa dibaca di :

Baca Juga : Mengenal Tipe-Tipe Supplier Pada Aplikasi SAS.

B. Struktur Elemen Data Supplier

Struktur data supplier adalah elemen data supplier yang harus ada pada data supplier seperti : Nama supplier, NPWP, Lokasi (Alamat supplier), Nomor rekening, dan Bank.

Pastikan bahwa elemen data supplier yang diisi tersebut sudah benar, karena data supplier ini nantinya akan berkaitan dengan data kontrak.

Supplier harus didaftarkan terlebih dahulu agar data kontrak bisa masuk ke SPAN. Apabila terdapat kesalahan pada data supplier, maka data kontrak pasti gagal saat didaftarkan ke sistem SPAN

Perlu untuk diketahui bahwa setiap Nama Supplier boleh memiliki lebih dari satu Lokasi (Alamat Supplier), dan setiap Lokasi (Alamat Supplier) boleh memiliki lebih dari satu nomor rekening.

#2. Pendaftaran Supplier ke SPAN

Pendaftaran supplier ke SPAN dilakukan secara otomatis pada saat Satker menyampaikan ADK SPM atau ADK Kontrak ke KPPN. Selanjutnya KPPN akan melakukan validasi atas data supplier tersebut.

Berdasarkan hasil validasi, KPPN melakukan:

  • Persetujuan dan menerbitkan Laporan Pendaftaran Supplier yang memuat NRS (Nomor Register Supplier) apabila data supplier telah memenuhi ketentuan validasi; atau
  • Penolakan dan menerbitkan Laporan Penolakan Informasi Supplier apabila data supplier tidak memenuhi ketentuan validasi.

Laporan Pendaftaran Supplier dan Laporan Penolakan Informasi Supplier akan dikirimkan secara otomatis oleh SPAN ke alamat e-mail yang dicantumkan pada data supplier yang didaftarkan.

Oleh karena itu pastikan alamat e-mail yang direkam pada Referensi Supplier di Aplikasi SAS adalah benar.

Baca Juga : Cara Rekam Data Supplier Pada Aplikasi SAS.

Laporan Pendaftaran Supplier wajib dilampirkan pada saat pengajuan SPM ke KPPN oleh satker.

#3. Perubahan, Penonaktifan dan Penggabungan Data Supplier

Apabila terjadi kesalahan, data supplier yang telah didaftarkan dapat diubah (update), dinonaktifkan (deaktivasi) ataupun digabungnya (merge).

A. Perubahan Data Supplier

Data supplier yang sudah terdaftar pada SPAN dapat diubah dengan cara mengajukan Surat Permintaan Perubahan Data Supplier sesuai dengan Format Lampiran VII, dengan melampirkan:

  • Fotokopi/Scan Surat Keterangan Domisili Perusahaan/Akta Pendirian Badan Usaha;
  • Fotokopi/Scan Rekening Koran Bank;
  • Fotokopi/Scan NPWP untuk perubahan NPWP

Perubahan data supplier yang diajukan ke KPPN dilakukan dengan dua mekanisme yang berbeda, tergantung dari elemen data yang diubah :

  1. Perubahan data dengan cara mendaftarkan kembali supplier dengan elemen data yang sudah benar ke KPPN (menggunakan SPM Dummy) dan menonaktifkan supplier lama;
  2. Perubahan data dengan user khusus pada KPPN berdasarkan surat permohonan perubahan data supplier (tanpa SPM Dummy atau tanpa pendaftaran supplier kembali).

Perubahan Elemen Data Supplier dimaksud diantaranya :

Nama Kolom Keterangan
Nama Supplier Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan menonaktifkan supplier yang lama;
NPWP Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan menonaktifkan supplier yang lama;
No Supplier Tidak dapat diubah;
Kode Satker Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan menonaktifkan supplier yang lama;
Nama Site Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan menonaktifkan supplier yang lama;
Kode KPPN Tidak dapat diubah;
Alamat Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan data supplier;
Email Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan data supplier;
No Telepon Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan data supplier;
Kode Pos Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan menonaktifkan supplier yang lama;
Kode Tipe Supplier Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan menonaktifkan supplier yang lama;
Kode Negara Asal Bank Tidak dapat diubah;
Kode Bank Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan menonaktifkan supplier yang lama;
Nama Bank Tidak dapat diubah;
Nama Cabang Bank Tidak dapat diubah;
Alamat Bank Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan data supplier;
Nama Pemilik Rekening Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan data supplier;
No Rekening Tidak dapat diubah;
Nama Pegawai Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan data supplier;
NPWP Pegawai Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan data supplier;
NIP Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan data supplier;
Alamat Pegawai Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan data supplier;

Setelah dilakukan perubahan, maka KPPN akan menyampaikan Laporan Perubahan Informasi Supplier atau Laporan Informasi Supplier setelah perubahan dan menyampaikannya ke Satker.

B. Penonaktifan Supplier

Penonaktifan data supplier dilakukan apabila terdapat kesalahan data supplier yang mengharuskan penonaktifan data supplier atau terdapat informasi rekening pegawai yang tidak lagi digunakan untuk pembayaran, misalnya ganti nomor rekening atau mutasi jabatan.

Penonaktifan data supplier dilakukan berdasarkan surat permintaan penonaktifan data supplier dari satker atau dari laporan audit supplier yang dihasilkan oleh sistem aplikasi SPAN.

Surat permintaan penonaktifan data supplier yang disampaikan Satker meliputi :

  • Surat permintaan penonaktifan data supplier tipe pegawai; atau
  • Selain tipe pegawai.

Surat permintaan penonaktifan data supplier dibuat sesuai format Lampiran XI (Tipe 3 Pegawai) dan Lampiran XIII (Selain Tipe 3 Pegawai).

Atas dasar surat permohonan Satker, KPPN akan melakukan validasi atas kesesuaian surat permintaan penonaktifan dengan data supplier yang telah tercatat pada SPAN.

Berdasarkan hasil validasi, KPPN akan menonaktifkan data supplier jika sudah benar atau melakukan penolakan penonaktifan data supplier dan menyampaikan Laporan Informasi Supplier yang telah dinonaktifkan kepada Satker.

C. Penggabungan Data Supplier

Penggabungan Data Supplier atau Merge Supplier dilakukan apabila terdapat duplikasi pada pencatatan informasi pokok supplier yang telah dilakukan pembayaran.

Jika belum ada pembayaran, cukup dilakukan penonaktifan supplier saja.

Penggabungan data supplier dilakukan atas dasar permintaan dari Satker yang disampaikan ke KPPN menggunakan format Lampiran XIV.

Contoh :
CV. Angin Ribut (dengan titik), NRS : 111123, telah dibayarkan Uang Muka atas kontrak nomor : 00001 ke rekening Bank Mandiri.
CV Angin Ribut (tanpa titik), NRS : 123543, telah dibayarkan Uang Muka atas kontrak nomor : 00002 ke rekening Bank Mandiri.
Atas duplikasi tersebut, Satker harus melakukan penggabungan data supplier ke data yang dianggap paling benar » Tanpa titik atau dengan titik.

Setelah penggabungan data supplier, KPPN akan menyampaikan laporan penggabungan supplier kepada satker seusai format Lampiran XV.

Data Kontrak

Data Kontrak adalah informasi terkait dengan perjanjian tertulis antara PPK dengan penyedia barang/jasa atau pelaksana swakelola.

#1. Jenis Dan Elemen Data Kontrak

Jenis data kontrak yang dicatat dalam Aplikasi SPAN meliputi Data Kontrak Tahun Tunggal dan Tahun Jamak yang memuat elemen data » Satu atau beberapa cara penarikan, rencana angsuran/pembayaran atau satu atau beberapa BAS.

#2. Pencatatan Dan Validasi Data Kontrak

Dalam rangka pelaksanaan pembayaran yang bersifat kontraktual, Satker wajib menyampaikan data kontrak ke KPPN untuk dicatat ke dalam database SPAN dengan melampirkan :

  • ADK kontrak;
  • Karwas Kontrak (Dicetak dari Aplikasi SAS);
  • Karwas Realisasi Kontrak (Dicetak dari Aplikasi SAS);
  • Copy Rekening Koran Pihak Ketiga/Rekanan;
  • Copy NPWP Rekanan.

Sesuai PMK-190/PMK.05/2012, Data kontrak beserta ADK Kontrak disampaikan ke KPPN paling lambat 5 hari setelah penandatanganan kontrak.


#3. Pengelolaan Data Kontrak

Data kontrak yang telah terdaftar di SPAN dapat dilakukan perubahan, pembatalan maupun penutupan data kontrak.

A. Perubahan Data Kontrak

Perubahan data kontrak meliputi perubahan elemen data kontrak yang menurut ketentuan mengenai pengadaan barang/jasa memerlukan addendum kontrak maupun tidak memerlukan addendum kontrak.

Perubahan data kontrak terdiri dari dua tipe, yaitu yang mengakibatkan perubahan struktur data kontrak, dan yang tidak mengakibatkan perubahan struktur data kontrak.

Perubahan data kontrak yang mengakibatkan perubahan struktur data kontrak meliputi :

  • Perubahan yang mengakibatkan bertambah atau berkurangnya jenis cara penarikan, dan
  • Perubahan yang mengakibatkan bertambah atau berkurangnya frekuensi rencana angsuran/pembayaran/termin.

Apabila perubahan data kontrak mengakibatkan perubahan struktur data kontrak, maka Satker harus mengajukan permintaan perubahan data kontrak kepada KPPN sesuai format dalam Lampiran XX.

Contoh I

Sebelum Sesudah
Termin I : Rp. 10.000.000,-
Termin II : Rp. 15.000.000,-
Termin III : Rp. 5.000.000,-
Termin I : Rp. 5.000.000,-
Termin II : Rp. 10.000.000,-
Termin III : Rp. 10.000.000,-
Termin IV : Rp. 5.000.000,-
*) Harus mengajukan permintaan perubahan data kontrak ke KPPN sesuai format Lampiran XX.

Apabila perubahan data kontrak tidak merubah struktur data kontrak, maka perubahan data kontrak dapat dilakukan oleh Satker dengan merekam perubahan data kontrak pada Aplikasi SAS dan menyampaikannya ADK-nya ke KPPN.

Contoh II

Sebelum Sesudah
Termin I : Rp. 10.000.000,-
Termin II : Rp. 15.000.000,-
Termin III : Rp. 5.000.000,-
Termin I : Rp. 8.000.000,-
Termin II : Rp. 18.000.000,-
Termin III : Rp. 4.000.000,-
*) Satker cukup menyampaikan ADK kontrak terbaru pada saat mengajukan SPM ke KPPN tanpa surat permohonan.

Contoh III
Satker melakukan perubahan termin pada kontrak A seperti pada Contoh I (merubah struktur data), kemudian melakukan perubahan termin kembali seperti pada Contoh II (tidak merubah struktur data).

Jika kasusnya seperti ini, maka pada saat Satker melakukan perubahan seperti pada Contoh II (yang seharusnya cukup pakai ADK saja), kali ini harus menggunakan surat permohonan permintaan perubahan seperti pada Contoh I, tidak bisa menggunakan ADK saja.

Sederhananya, jika sudah pernah melakukan perubahan struktur data kontrak, maka perubahan selanjutnya harus menggunakan surat permohonan perubahan data kontrak, tidak bisa menggunakan ADK kontrak lagi.

Wah ribet ya kalau tiap ada perubahan data kontrak, harus mengajukan surat ke KPPN?

Sebenarnya tidak, kalau temen-temen satker paling tidak (minimal) tahu berapa termin sih kontrak tersebut akan diajukan ke KPPN?

Meskipun belum mengetahui nilai pasti rupiah masing-masing termin.

Kalau jumlah termin tidak pernah berubah, otomatis teman-teman Satker tidak perlu mengajukan perubahan data kontrak menggunakan surat permohonan ke KPPN.

Jika yang berubah hanya nilai per-terminnya saja, cukup membawa ADK perubahan data kontrak pada saat mengajukan SPM ke KPPN.

B. Pembatalan Data Kontrak

Pembatalan data kontrak dilakukan apabila :

  • Terdapat pemutusan kontrak oleh PPK;
  • Diperlukan pembatalan dalam rangka perubahan data kontrak yang menyebabkan perubahan struktur data kontrak yang telah tercatap pada SPAN;
  • Terjadi revisi DIPA sehingga diperlukan pembatalan pencadangan dana.

Pembatalan data kontrak dilakukan berdasarkan pemintaan dari PPK terhadap sisa kontrak yang belum dibayarkan.

Contoh :

Termin Realisasi Sisa
Termin I : Rp. 10.000.000,-
Termin II : Rp. 15.000.000,-
Termin III : Rp. 5.000.000,-
Rp 9.000.000,-
Rp. 14.000.000,-
Rp. 3.000.000,-
Rp 1.000.000,-
Rp 1.000.000,-
Rp 2.000.000,-
*) Sisa kontrak total = Rp 4.000.000,- harus dibatalkan dengan mengajukan perubahan data kontrak (mengurangi Nilai Kontrak) agar sisa kontrak tidak membebani pagu anggaran akibat pencadangan dana.

Pembatalan data kontrak diajukan dengan menggunakan surat permintaan pembatalan data kontrak Lampiran XXI, selanjutnya KPPN akan melakukan validasi kemudian menyampaikan informasi pembatalan kontrak atau penolakan pembatalan data kontrak ke Satker.

C. Penutupan Data Kontrak

Penutupan data kontrak tahunan dan data komitmen tahunan kontrak tahun jamak dilakukan oleh KPPN pada setiap akhir tahun anggaran.

Demikian semoga bermanfaat..

Untuk mengunduh format lampiran, klik tautan di bawah ini :

Demikian artikel tentang Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Pada SPAN (PER-58/PB/2013).

Jangan lupa like & share.. 🙂

About PortalKPPN 139 Articles
Unofficial Mekanisme Perbendaharan dan Pencairan Dana APBN. Baca : Disclaimer!

6 Comments

  1. Selamat siang. Ada hal yang ingin saya tanyakan :
    Kontrak yang kami laksanakan merupakan kontrak selama satu tahun, dimana pembayaran disesuaikan dengan jumlah barang yang dikerjakan yang dibagi ke dalam beberapa termin. Dalam prakteknya terkadang jumlah prestasi melebihi nilai termin yang sudah didaftarkan. Menurut penjelasan di atas, tidak perlu mengajukan surat perubahan data kontrak ke kppn karena hanya berubah nilai termin sedangkan jumlah termin tidak ada perubahan. Yang menjadi pertanyaan, mengapa dalam pengajuan pembayaran diminta surat adendum kontrak, dimana menurut PPK tidak diperlukan karena tidak mengubah jenis, spesifikasi maupun volume pekerjaan. Mohon penjelasannya. Terima kasih.

    • Benar Pak..
      Tidak perlu mengajukan surat perubahan data kontrak ke KPPN apabila tidak merubah termin.

      Permasalahan kedua,
      Ada perbedaan antara Addendum Data Kontrak (seperti yang Bapak tanyakan, diatur pada PER-58/PB/2013) dengan Addendum Kontrak (diatur pada Keppres No. 80 Tahun 2003.

      Kalau ada Addendum Data Kontrak (perubahan data kontrak), belum tentu ada Addendum Kontrak. Tapi bila ada Addendum Kontrak, sudah pasti ada Addendum Data Kontrak.

      Berdasarkan pengalaman saya, memang tidak perlu melampirkan surat addendum kontrak (artinya dalam bentuk surat pemberitahuan atau surat pernyataan) pada saat pengajuan pembayaran ke KPPN.

      Apabila ada addendum data kontrak, cukup disebutkan nomor addendum-nya saja (biasanya Nomor Kontrak ditambahkan nomor urut addendum data kontrak) pada uraian SPM dan nomor kontrak pada perekaman kontrak di Aplikasi SAS.

      Nomor addendum data kontrak hanya sebagai nomor urut saja untuk keperluan administrasi bahwa telah terjadi perubahan data kontrak (belm tentu perubahan kontrak), sehingga tidak merubah nomor pada dokumen kontrak secara fisik atau merubah dokumen kontrak.

      Semoga membantu..

        • Sama-sama Pak..

          Sebenarnya ada pendapat yang setuju bahwa selama tidak terjadi perubahan kontrak, hanya perubahan data kontrak, tidak perlu mencantumkan nomor addendum pada uraian SPM..

          Sesuaikan dengan KPPN nya saja Pak…

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*